Privacy gaat niet alleen over wat je bewaart, maar ook over hoe je iets weggooit. Gegevens die stilletjes verdwijnen, laten vragen achter: is het echt weg, of is er iets misgegaan? Daarom verwijderen wij zichtbaar.
Jij bepaalt de bewaartermijn
Per telefonist stel je in of gesprekken worden opgenomen en hoe lang die opnames bewaard blijven: 7, 90 of 365 dagen, afhankelijk van je abonnement. Je kunt er ook voor kiezen om helemaal niet op te nemen.
Drie keuzes na het verwijderen
Is de opname opgeruimd, dan kies je wat er met de rest van het gesprek gebeurt:
- Behouden: transcriptie en analyse blijven beschikbaar voor inzichten en rapportages
- Anonimiseren: namen, telefoonnummers en andere herleidbare gegevens eruit, de inhoud van het gesprek blijft
- Verwijderen: alles weg, definitief
Anonimiseren in twee stappen
Anonimiseren klinkt simpel, maar persoonsgegevens zitten niet alleen in de velden ‘naam’ en ‘telefoonnummer’. Een beller noemt zijn adres, de naam van een collega of een geboortedatum gewoon in het gesprek. Daarom gaat het in twee stappen.
Eerst halen we de bekende gegevens van de beller, zoals naam en nummer, overal letterlijk weg. Daarna zoekt een AI-model in de rest van de tekst naar wat er nog overblijft: andere namen, adressen, geboortedata, rekeningnummers.
Lukt die tweede stap een keer niet, dan telt het gesprek niet als geanonimiseerd. We proberen het elk uur opnieuw, tot tien keer toe. Lukt het dan nog steeds niet, dan markeren we het gesprek, zodat ons team het met de hand afhandelt. We laten nooit stilletjes persoonsgegevens staan.
Een zichtbare markering
Wat we weghalen, laten we niet ongemerkt verdwijnen. Op de plek waar de gegevens stonden, komt een markering met wat er is gebeurd en wanneer. Bijvoorbeeld: ⟂ REDACTED delete 2026-04-22T10:00:00Z.
Wie het gesprek later opent, ziet dus geen leeg veld waarvan je niet weet of er ooit iets stond. Je ziet dat de gegevens zijn verwijderd, en op welk moment.
Het spoor blijft, de inhoud niet
Het gesprek zelf blijft als spoor bestaan: wanneer er gebeld werd, hoe lang het duurde en welke telefonist opnam. Zo kun je altijd laten zien dat je bewaartermijn is nageleefd, zonder de inhoud te bewaren.
Gecertificeerd, en dat laten we zien
Zichtbaar verwijderen past bij hoe we informatiebeveiliging in het algemeen aanpakken. Sainer is gecertificeerd voor ISO 27001, de internationale norm voor informatiebeveiliging, en voor NEN 7510, de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg. Dat betekent dat een onafhankelijke partij toetst hoe we met gegevens omgaan, van toegang tot bewaartermijnen. Hoe we dat precies doen, lees je in ons Trust Center.
Goed voor de AVG, goed voor je klanten en goed voor je administratie. Vragen over hoe dit voor jouw telefonist is ingesteld? Neem contact op.