Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: januari 2025
1. Wie zijn wij
Sainer is een dienst van Kwartiermakers Pioniers B.V., een bedrijf geregistreerd in Nederland.
- Kamer van Koophandel (KvK): 99256010
- Adres: Marie Baronstraat 1, 5026 CG, Tilburg, Nederland
- Privacy contact: privacy@sainer.nl
Wij bieden een AI-gestuurde telefoniste dienst die bedrijven helpt om klantgesprekken automatisch af te handelen. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u onze dienst gebruikt of wanneer iemand belt naar een bedrijf dat Sainer gebruikt.
2. Welke gegevens verzamelen wij
Belgegevens (wanneer iemand belt via Sainer)
- Telefoonnummers (beller en ontvanger)
- Gespreksopnames (audio)
- Transcripties van gesprekken (tekstversies van wat er gezegd is)
- AI-gegenereerde samenvattingen en analyses van gesprekken
- Datum, tijd en duur van gesprekken
Accountgegevens (voor bedrijven die onze dienst gebruiken)
- Naam en e-mailadres
- Wachtwoord (veilig opgeslagen, wij kunnen het niet zien)
- Bedrijfsnaam en -gegevens
- Telefoonnummers die u aan onze dienst koppelt
Betalingsgegevens
- Factuurgegevens en adres
- Betaalmethode (veilig verwerkt door onze betalingsprovider Mollie)
- Transactiegeschiedenis
Gebruiksgegevens
- Hoe u ons dashboard gebruikt
- Belstatistieken en dienstgebruik
- Voorkeuren en instellingen
Technische gegevens
- IP-adres bij toegang tot ons dashboard
- Browsertype en apparaatinformatie
- E-mail open- en kliktracking voor servicecommunicatie
3. Hoe wij uw gegevens gebruiken
Wij gebruiken uw gegevens om:
- Onze dienst te leveren: Gesprekken beantwoorden, transcripties maken en AI-samenvattingen genereren
- Betalingen te verwerken: U factureren voor de dienst en transacties afhandelen
- Onze dienst te verbeteren: Begrijpen hoe onze dienst wordt gebruikt en deze verbeteren
- Met u te communiceren: Service-updates, facturen en ondersteuning versturen
- Te voldoen aan wettelijke vereisten: Wettelijk vereiste administratie bijhouden, fraude voorkomen
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.
4. Hoe onze AI werkt
Sainer gebruikt kunstmatige intelligentie (specifiek Google Cloud's Gemini) om:
- Te begrijpen wat bellers zeggen
- Op een natuurlijke, behulpzame manier te antwoorden
- Samenvattingen van gesprekken te maken
- Actie-items en belangrijke informatie te identificeren
Belangrijke informatie over onze AI:
- De AI ondersteunt mensen, vervangt ze niet: Onze AI handelt routinegesprekken af, maar u kunt altijd doorschakelingen naar menselijke medewerkers instellen voor complexe situaties
- Geen geautomatiseerde beslissingen met grote gevolgen: Onze AI neemt geen beslissingen die aanzienlijke invloed hebben op iemands juridische rechten of vergelijkbare belangrijke zaken zonder menselijke beoordeling
- U blijft in controle: U configureert wat de AI wel en niet mag doen, en u kunt alle AI-gegenereerde content bekijken
- Transparantie: Bellers worden geïnformeerd dat ze met een AI-gestuurd systeem spreken
Hoe wij omgaan met AI en uw gegevens
Wij gebruiken uw gesprekgegevens NIET om AI-modellen te trainen. Dit is een belangrijk onderscheid:
- Geen modeltraining: Uw gesprekken en transcripties worden niet gebruikt om het onderliggende AI-model (Google Gemini) te trainen of te fine-tunen. Google Gemini wordt als bestaande dienst ingezet zonder dat uw gegevens bijdragen aan modelverbeteringen.
- Wel serviceverbeteringen: Wij analyseren gesprekken om onze dienst te verbeteren, zoals:
- Het optimaliseren van prompt-templates (instructies die de AI helpen beter te antwoorden)
- Het identificeren van veelvoorkomende scenario's om betere standaardconfiguraties te bieden
- Het verbeteren van de gebruikerservaring in ons dashboard
- Kennisdeling via templates: Inzichten uit gespreksanalyses kunnen resulteren in verbeterde prompt-templates die ook door andere klanten kunnen worden gebruikt. Deze templates bevatten geen persoonsgegevens, alleen algemene instructiepatronen.
Voorbeeld: Als wij merken dat bepaalde formuleringen beter werken voor afspraakplanning, kunnen wij die kennis verwerken in een verbeterde template. De daadwerkelijke gesprekken die tot dit inzicht leidden, worden niet gedeeld.
Deze aanpak voldoet aan de transparantie- en menselijk toezichtvereisten van de EU AI-verordening.
5. Onze rechtsgrond voor verwerking (AVG)
Volgens EU-wetgeving hebben wij een rechtsgrond nodig om uw gegevens te verwerken. Dit is wat van toepassing is:
| Gegevenstype | Rechtsgrond |
|---|---|
| Belgegevens | Overeenkomst: Nodig om de dienst te leveren waarvoor u betaalt |
| Accountgegevens | Overeenkomst: Nodig om uw account te beheren |
| Betalingsgegevens | Overeenkomst en Wettelijke verplichting: Betalingen verwerken en belastingadministratie bijhouden |
| Gebruiksgegevens | Gerechtvaardigd belang: Onze dienst verbeteren en beveiligen |
| Technische gegevens | Gerechtvaardigd belang: Beveiliging en dienstwerking |
Voor bellers (mensen die bellen naar bedrijven die Sainer gebruiken): Het bedrijf dat onze dienst gebruikt is verantwoordelijk voor het informeren van bellers over gespreksopname en AI-verwerking. Wij verwerken deze gegevens als "verwerker" namens het bedrijf.
6. Met wie delen wij gegevens
Wij werken samen met vertrouwde partners om onze dienst te leveren:
| Partner | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Google Cloud | AI-verwerking en hosting | EU (België, Nederland) |
| Mollie | Betalingsverwerking | Nederland |
| Mailgun | Verzenden van e-mailnotificaties | EU |
| Sinch | SMS- en WhatsApp-notificaties | EU |
Alle partners zijn gebonden aan strikte gegevensbeschermingsovereenkomsten. Wij delen geen gegevens met partners voor hun eigen marketingdoeleinden.
7. Hoe lang bewaren wij gegevens
| Gegevenstype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Gespreksopnames en transcripties | Zoals geconfigureerd door het bedrijf (standaard: 90 dagen) |
| Accountgegevens | Zolang uw account actief is, plus 2 jaar |
| Betalingsgegevens | 7 jaar (vereist door Nederlandse belastingwetgeving) |
| Technische logs | 90 dagen |
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen wij deze veilig.
8. Uw rechten
Onder de AVG heeft u het recht op:
- Inzage: Een kopie krijgen van de persoonsgegevens die wij van u hebben
- Rectificatie: Onjuiste informatie corrigeren
- Verwijdering: Ons vragen uw gegevens te verwijderen (met enkele uitzonderingen voor wettelijke vereisten)
- Gegevensoverdraagbaarheid: Uw gegevens ontvangen in een overdraagbaar formaat
- Beperking van verwerking: Beperken hoe wij uw gegevens gebruiken
- Bezwaar: Bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens
- Intrekking van toestemming: Als wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze intrekken
Hoe u uw rechten uitoefent: Mail ons op privacy@sainer.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.
Recht om te klagen: Als u niet tevreden bent met hoe wij uw gegevens behandelen, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Gegevensbeveiliging
Wij beschermen uw gegevens met:
- Versleuteling: Alle gegevens worden versleuteld bij opslag en verzending
- Toegangscontroles: Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot persoonsgegevens
- Beveiligingsmonitoring: Wij monitoren op verdachte activiteiten
- Regelmatig testen: Wij testen regelmatig onze beveiligingsmaatregelen
- Beveiligde infrastructuur: Wij gebruiken enterprise-grade cloudbeveiliging (Google Cloud)
10. Internationale gegevensoverdrachten
Uw gegevens worden voornamelijk opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie (Google Cloud's EU-datacenters in België en Nederland).
Als gegevens buiten de EU moeten worden overgedragen, zorgen wij dat deze beschermd zijn door:
- Standaard contractbepalingen goedgekeurd door de EU
- Adequaatheidsbesluiten (voor landen met gelijkwaardige privacywetten)
11. Cookies
Onze website en dashboard gebruiken cookies (kleine tekstbestanden op uw apparaat) om goed te functioneren en uw ervaring te verbeteren.
Soorten cookies die wij gebruiken
| Type | Doel | Toestemming vereist |
|---|---|---|
| Noodzakelijk | Essentieel voor werking van website/dashboard (inlogsessies, beveiliging) | Nee |
| Analytisch | Helpen ons begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken (bijv. Google Analytics met IP-anonimisering) | Ja |
| Marketing | Effectiviteit van onze advertenties meten (bijv. LinkedIn) | Ja |
Cookies beheren
- Cookiebanner: Bij uw eerste bezoek kunt u niet-essentiële cookies accepteren of weigeren
- Voorkeuren wijzigen: U kunt uw cookievoorkeuren altijd aanpassen via de cookie-instellingen link in de footer van onze website
- Browserinstellingen: U kunt cookies ook blokkeren in uw browser, hoewel dit de functionaliteit kan beïnvloeden
Opmerking
Het weigeren van analytische en marketingcookies heeft geen invloed op uw gebruik van onze dienst.
12. Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid op elk moment bijwerken. Hoe wij u informeren hangt af van het type wijziging:
- Kleine wijzigingen (verduidelijkingen, opmaak, typefouten): Wij werken het beleid en de datum "Laatst bijgewerkt" bij. Geen individuele kennisgeving.
- Materiële wijzigingen (nieuw datagebruik, nieuwe partners, wijzigingen in uw rechten): Wij plaatsen het bijgewerkte beleid op onze website minimaal 14 dagen voordat de wijzigingen ingaan.
- Wettelijk vereiste wijzigingen: Kunnen direct ingaan.
Uw voortgezet gebruik van onze dienst na wijzigingen betekent dat u het bijgewerkte beleid accepteert. Wij raden aan deze pagina regelmatig te bekijken.
13. Contact
Voor privacyvragen of om uw rechten uit te oefenen:
- E-mail: privacy@sainer.nl
- Post: Kwartiermakers Pioniers B.V., Marie Baronstraat 1, 5026 CG, Tilburg, Nederland
Wij streven ernaar alle vragen binnen 30 dagen te beantwoorden.
Dit privacybeleid is ontworpen om duidelijk en begrijpelijk te zijn. Als iets onduidelijk is, neem dan contact met ons op en wij leggen het graag uit.