Beim Datenschutz geht es nicht nur darum, was Sie aufbewahren, sondern auch darum, wie Sie etwas löschen. Daten, die stillschweigend verschwinden, werfen Fragen auf: Ist es wirklich weg, oder ist etwas schiefgelaufen? Deshalb löschen wir sichtbar.
Sie legen die Aufbewahrungsfrist fest
Für jeden KI-Telefonassistenten stellen Sie ein, ob Gespräche aufgezeichnet werden und wie lange diese Aufnahmen gespeichert bleiben: 7, 90 oder 365 Tage, je nach Ihrem Tarif. Sie können auch ganz auf Aufnahmen verzichten.
Drei Optionen nach dem Löschen
Ist die Aufnahme gelöscht, entscheiden Sie, was mit dem Rest des Gesprächs geschieht:
- Behalten: Transkript und Analyse bleiben für Auswertungen und Berichte verfügbar
- Anonymisieren: Namen, Telefonnummern und andere personenbezogene Angaben werden entfernt, der Inhalt des Gesprächs bleibt
- Löschen: alles weg, endgültig
Anonymisieren in zwei Schritten
Anonymisieren klingt einfach, aber personenbezogene Daten stehen nicht nur in den Feldern „Name“ und „Telefonnummer“. Ein Anrufer nennt im Gespräch ganz selbstverständlich seine Adresse, den Namen einer Kollegin oder ein Geburtsdatum. Deshalb geschieht es in zwei Schritten.
Zuerst entfernen wir die bekannten Angaben des Anrufers, etwa Name und Nummer, wortgenau überall dort, wo sie vorkommen. Danach durchsucht ein KI-Modell den übrigen Text nach allem, was noch übrig ist: andere Namen, Adressen, Geburtsdaten, Kontonummern.
Schlägt dieser zweite Schritt einmal fehl, gilt das Gespräch nicht als anonymisiert. Wir versuchen es jede Stunde erneut, bis zu zehnmal. Klappt es dann immer noch nicht, markieren wir das Gespräch, damit unser Team es von Hand bearbeitet. Wir lassen personenbezogene Daten nie stillschweigend stehen.
Eine sichtbare Markierung
Was wir entfernen, verschwindet nicht unbemerkt. An der Stelle, an der die Daten standen, erscheint eine Markierung, die zeigt, was passiert ist und wann. Zum Beispiel: ⟂ REDACTED delete 2026-04-22T10:00:00Z.
Wer das Gespräch später öffnet, sieht also kein leeres Feld, bei dem man nicht weiß, ob dort jemals etwas stand. Sie sehen, dass die Daten gelöscht wurden, und zu welchem Zeitpunkt.
Die Spur bleibt, der Inhalt nicht
Das Gespräch selbst bleibt als Spur erhalten: wann angerufen wurde, wie lange das Gespräch dauerte und welcher KI-Telefonassistent es angenommen hat. So können Sie jederzeit nachweisen, dass Ihre Aufbewahrungsfrist eingehalten wurde, ohne den Inhalt zu speichern.
Zertifiziert, und das zeigen wir
Sichtbares Löschen passt dazu, wie wir Informationssicherheit insgesamt angehen. Sainer ist nach ISO 27001 zertifiziert, der internationalen Norm für Informationssicherheit, und nach NEN 7510, der niederländischen Norm für Informationssicherheit im Gesundheitswesen. Das bedeutet, dass eine unabhängige Stelle prüft, wie wir mit Daten umgehen, vom Zugriff bis zu den Aufbewahrungsfristen. Wie wir das im Einzelnen tun, lesen Sie in unserem Trust Center.
Gut für die DSGVO, gut für Ihre Kunden und gut für Ihre Verwaltung. Fragen dazu, wie dies für Ihren KI-Telefonassistenten eingestellt ist? Nehmen Sie Kontakt auf.